Unterwegs schnell Dokumente einscannen – Handscanner machen es möglich

Ein Satz aus dem Prospekt, das Zitat aus dem Geschichtsbuch oder die Tankquittung, für das mobile Scannen unterwegs sind Handscanner perfekt geeignet. Einfach über das Dokument fahren, fertig.

Klein, handlich und leicht – Handscanner für den mobilen Einsatz

Der Arbeitstag war sehr anstrengend. Einige wichtige Meetings standen an. Sie haben sich sehr viele Notizen gemacht. Vor Ihnen auf dem Schreibtisch liegen die einzelnen Blätter. Sie befürchten, dass Sie nicht mehr auseinanderhalten können, welche Notizen zu welchem Meeting gehören, wenn Sie die Blätter zusammenlegen und mit nach Hause nehmen. Darum greifen Sie noch schnell zu Ihrem Handscanner und scannen Ihre Notizen ein. So können Sie die Notizen mit nach Hause nehmen und haben sie jederzeit griffbereit. Zudem können Sie sie direkt dem jeweiligen Projekt zuordnen und im entsprechenden Ordner ablegen. Handscanner sind wirklich sehr praktisch, vor allem dann, wenn Sie viel unterwegs sind. Welche Handscanner es gibt und worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen Handscanner kaufen möchten, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Was sind Handscanner eigentlich genau?

Jeder kennt sicher die herkömmlichen Scanner kaufen, die entweder als Einzelgerät erhältlich sind oder in Multifunktionsgeräten zum Einsatz kommen. Aber nicht immer steht ein solcher Scanner zur Verfügung. Besonders dann, wenn jemand viel unterwegs ist, stellt ein Handscanner eine gute Lösung dar. Diese kleinen Geräte leisten in vielen Bereichen eine sehr gute Arbeit. Egal ob in der Bibliothek der Uni wichtige Seiten eines Buchs gescannt werden müssen oder ob auf der Geschäftsreise die einzelnen Quittungen für den Steuerberater digitalisiert werden sollen, Handscanner sind dabei eine große Hilfe. Es gibt zwei Varianten an Handscannern, manuelle Geräte und Modelle mit einem automatischen Einzug. Während manuelle Geräte einfach in der Hand gehalten werden während des Scanvorgangs, müssen Geräte mit einem automatischen Einzug immer auf einer ebenen Fläche abgestellt werden, wenn ein Dokument eingescannt werden soll. Manuelle Handscanner erfordern allerdings ein wenig Übung, ansonsten kann es schnell zu verschwommenen Aufnahmen kommen.

Ein Handscanner ist optimal geeignet für das Scannen von einigen Zeilen an Text oder auch ganzen Seiten. Für gewöhnlich verfügen diese Modelle über eine optische Zeichenerkennung, die auch als OCR-Software bekannt ist. Sie ermöglicht das spätere Einfügen der Sätze oder Textabschnitte in ein Dokument. Die Daten werden entweder direkt zur Weiterbearbeitung auf einen Rechner übertragen oder auch in einem internen Speicher gesichert. Viele Modelle können ohne Netzteil und Verbindung zu einem PC eingesetzt werden. Handscanner sind recht klein und zudem sehr leicht, daher sind sie auch als tragbare oder portable Scanner bekannt. Diese Mobilität unterscheidet sie von den stationären Modellen. Sie sind jederzeit einsatzbereit und können innerhalb weniger Sekunden Texte jeder Art erfassen. Belege, Bedienungsanleitungen, Quittungen, Ausschnitte aus Prospekten oder einzelne Passagen aus einem Buch werden im Handumdrehen eingescannt.

So funktioniert ein Handscanner

Die Funktionsweise eines Handscanners ist ganz einfach. Bei einem manuellen Gerät wird damit lediglich über den einzuscannenden Bereich gefahren. Der Scan wird als Bilddatei gespeichert. Damit der eingescannte Text aber auch weiter genutzt werden kann, führt der Handscanner für gewöhnlich eine optische Zeichenerkennung durch. Dabei wird der Scan in Buchstaben und Zeichen umgewandelt. So kann der Text später auch auf den Rechner übertragen und in Dokumenten verwendet werden. Bei Modellen mit automatischem Einzug können nur einzelne Seiten gescannt werden, das Scannen von Buchseiten gelingt damit nicht. Das ist der Grund, warum hauptsächlich manuelle Handscanner als mobiler Scanner zum Einsatz kommen.

Diese Vorteile bietet ein mobiler Handscanner

Es gibt immer und überall Dokumente, die eingescannt werden müssen. Sicher ist es heute auch möglich, einfach mit dem Smartphone ein Foto eines Dokuments zu machen, allerdings ist und bleibt es ein Foto. Der Text, der auf dem Dokument zu sehen ist, kann nicht einfach weiterverwendet werden. Hier kommt der mobile Handscanner zum Einsatz. Er bietet einige Vorteile.

  • Ideal geeignet für den Außendienst oder auf Reisen
  • Der Text wird auf einem internen Speicher abgelegt
  • Modelle mit SD Speicherkarten ermöglichen es, die eingescannten Dokumente beliebig weiterzuverwenden
  • Der Text kann auch über einen Handscanner mit USB direkt an den PC übermittelt werden
  • Erhältlich mit oder ohne Kabel
  • Es ist nicht notwendig, zum Scannen einen Laptop zur Verfügung zu haben
  • Die Geräte sind klein, leicht und handlich und passen in jede Tasche

Wenn größere Mengen an Dokumenten eingescannt werden müssen, sollte aus Zeitgründen der Einsatz eines stationären Scanners oder eines Handscanners mit automatischem Einzug in Betracht gezogen werden.

Handscanner – diese Varianten gibt es

Wer schon einmal einen herkömmlichen Scanner kaufen gesehen hat weiß, dass die Vorlage entweder auf den Scanner gelegt oder durch das Gerät gezogen wird. Ein Handscanner funktioniert anders. Der Lesekopf dieser Geräte wird meistens per Hand über die jeweilige Vorlage geführt. Handscanner stehen in unterschiedlichen Varianten zur Verfügung.

Handscanner in Form eines Lineals

Diese Modelle sind sehr beliebt und werden besonders häufig genutzt. Das Gehäuse dieser Handscanner ist rund 30 cm breit. Beinahe die gesamte Breite wird von der Leseeinheit eingenommen. Mit einem einzigen Scanvorgang können Dokumente digitalisiert werden, die bis zur Breite eines DIN-A4-Blatts groß sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass nicht auch größere Vorlagen damit eingescannt werden können. In dem Fall ist es lediglich notwendig, das Dokument in mehreren Durchgängen einzulesen. Für die Aufnahme des Lichts, das beim Scannen von der jeweiligen Vorlage reflektiert wird, sorgen Sensor-Chips. Diese speichern die Grafik, die daraus errechnet wurde, entweder im JPG-Format oder auch als PDF. Eine Texterkennungssoftware sorgt dafür, dass der Text umgewandelt werden kann. Diese Variante ist ein mobiler Dokumentenscanner, der sehr gut für das Scannen ganzer Seiten genutzt werden kann. Daher wird er auch oft als Handscanner A4 bezeichnet. Diese Modelle stehen sowohl als manueller Handscanner als auch als Handscanner mit automatischem Einzug zur Verfügung.

Scanner in Form eines Stifts

Wer seinen Handscanner immer dabei haben möchte, sollte sich für einen Scanner in Stiftform entscheiden. Diese Art Dokumentenscanner kaufen ist auch bekannt als Stiftscanner oder Pen-Scanner. Sie werden ganz einfach nur über die Vorlage bewegt. Mit diesen Scannern kann nur zeilenweise gearbeitet werden. Sie eignen sich sehr gut, wenn einzelne Ausschnitte gescannt werden sollen, beispielsweise aus Zeitungen und Büchern oder auch von Visitenkarten. Ist der Text länger als eine Zeile, wird der Scanner mehrfach angesetzt. Die meisten dieser Modelle verfügen über einen Akku. Es gibt aber auch Varianten, die ohne Akku auskommen und stattdessen per USB-Kabel am Rechner genutzt werden.

Sollen komplette Dokumente eingescannt werden, empfiehlt sich eher die Nutzung eines größeren Scanners wie dem Scanner in Linealform.

Handscanner in Form einer Maus

Diese Variante ist nicht sonderlich weit verbreitet. Der Handscanner wurde bei diesen Modellen direkt in eine PC-Maus integriert. Die Maus kann wie gewohnt genutzt werden, auf Knopfdruck wird daraus aber ein Scanner. Auch mit diesen Modellen muss lediglich über das zu scannende Dokument gefahren werden. Sie können per USB genutzt werden oder auch kabellos. Für gewöhnlich kommen diese Handscanner nur am Schreibtisch zum Einsatz, da sie sehr platzsparend sind.

Dokumenten Handscanner für unterwegs – einfach immer dabei

Es gibt viele Gelegenheiten für das Einscannen von Dokumenten. Studenten nutzen die manuelle Variante eines Dokumenten Handscanners sehr häufig, wenn sie sich in der Bibliothek der Uni auf die Suche nach Informationen machen. Statt sich die ganzen schweren Bücher auszuleihen ist es viel einfacher, die wichtigen Passagen einzuscannen. Dasselbe gilt auch für Menschen, die geschäftlich viel unterwegs sind. Haben Sie schon einmal eine Woche damit verbracht, von Kunde zu Kunde zu fahren und dabei jede Nacht in einem anderen Hotel verbracht? Bestimmt hatten Sie zig Quittungen und Belege, die Ihr Steuerberater schön geordnet auf dem Tisch haben möchte. Endlich wieder zu Hause verbringen Sie Stunden damit, die Belege einzuscannen. Nutzen Sie einen Handscanner und scannen Sie die Belege gleich ein, wenn Sie sie erhalten. Ersparen Sie sich das mühsame Sortieren. Es gibt viele weitere Gelegenheiten, die optimal geeignet sind für den Einsatz eines Handscanners. Immer dann, wenn einzelne Zeilen oder auch ganze Seiten eingescannt werden sollen, sind Handscanner eine sehr gute Lösung.