Dokumentenscanner

Zeugnisse, Verträge, Rechnungen oder andere Dokumente liegen oft nur in Papierform vor. In der modernen Zeit wird es aber immer öfter erforderlich, diese Textdokumente in digitaler Form zu verschicken. Ein Dokumentenscanner erfasst die Dokumente und verwandelt sie in ein digitales Format. Mit einem solchen Scanner können auch analoge Archive digitalisiert werden. Der Vorteil dieser Geräte liegt darin, dass sie besonders schnell arbeiten. Dokumentenscanner stehen in unterschiedlichen Varianten zur Verfügung.

In vielen Unternehmen, Behörden und sogar Wohnzimmern liegen seit vielen Jahren wahre Papierberge. Auch wichtige Dokumente gehören dazu. Es gibt viele Gründe, diese Papiere zu digitalisieren. So können sie geschützt und auch viel leichter übermittelt werden, beispielsweise per E-Mail. Mit einem Dokumentenscanner können Sie alle Papiere und Dokumente, die Sie daheim oder im Büro herumliegen haben, schnell und einfach digitalisieren. Quittungen, Rechnungen, Briefe und vieles mehr werden erfasst und gespeichert. Im Gegensatz zu einem einfachen Scanner, der oft in Multifunktionsdruckern zu finden ist, verwandelt der Dokumentenscanner die Textdokumente nicht nur in Dateien, er ist sogar in der Lage, den Inhalt zu erkennen und die erstellten Dateien strukturiert abzulegen. Besonders praktisch und schnell sind Modelle, die über einen automatischen Papiereinzug verfügen. Sie sind in der Lage, auch größere Mengen an Dokumenten schnell einzuscannen. Bei diesen Geräten müssen Sie keine manuellen Einstellungen vornehmen oder Dateinamen vergeben, das übernimmt das Gerät für Sie. Diese Modelle sind die perfekte Wahl, wenn sehr große Mengen an Dokumenten gescannt werden müssen. Die Vorlagenkapazität zeigt, wie viele Seiten ein Scanner selbstständig in einem Arbeitsgang archivieren kann. Diese Vorlagenkapazitäten liegen zwischen 10 und 200 Seiten, je nach Modell.

Dokumentenscanner stehen als Flachbettscanner und Einzugsscanner zur Verfügung.

Flachbettscanner

Von der Funktion her ähneln Flachbettscanner einem Kopierer. Die Dokumente werden auf die Glasplatte gelegt und anschließend von unten ausgeleuchtet. Die Abtastqualität ist sehr gut, sie erzielen gute Scanergebnisse. Diese Scanner bieten die Möglichkeit, auch etwas größere Objekte wie beispielsweise Bücher zu scannen. Allerdings ist diese Art der Archivierung sehr zeitaufwendig. Vorteilhaft sind Flachbettscanner, wenn ungewöhnliche Formate gescannt werden sollen, so wie Kassenbons oder Quittungen. Damit ein Flachbettscanner als Dokumentenscanner bezeichnet werden kann, muss er über einen automatischen Einzug verfügen, der auch als ADF bezeichnet wird. Dann ist er in der Lage, eine größere Anzahl an Dokumenten völlig selbstständig zu digitalisieren. Sehr beliebt in dieser Kategorie sind Canon Dokumentenscanner.

Einzugsscanner

Optisch sehen Einzugsscanner einem gewöhnlichen Drucker ähnlich. Sie sind ebenfalls in der Lage, eine große Menge an Seiten eigenständig zu bearbeiten. Diese Modelle sind mit einer geringen oder hohen Vorlagenkapazität erhältlich. Die Dokumente werden automatisch eingezogen. Modelle mit Duplex-Fähigkeit können Vorlagen sogar beidseitig in nur einem Durchgang scannen. Es ist nicht notwendig, die Vorlagen umzudrehen, das erledigt der Scanner selbsttätig. Formate von DIN A8 bis hin zu DIN A4 können von Einzugscannern für gewöhnlich verarbeitet werden. Einige Modelle sind sogar in der Lage, Dokumente mit einer Größe von DIN A3 zu scannen. Eine spezielle Halterung sorgt dafür, dass die Vorlagen automatisch zugeführt werden. An dieser Halterung kann auch das Vorlagenformat eingestellt werden. Moderne Geräte sind in der Lage, auch dies automatisch zu erledigen. Viele Modelle bieten auch die Möglichkeit, die erstellten Dateien auf einem USB-Stick zu speichern oder sie gleich per E-Mail zu versenden. Verschiedene Brother Dokumentenscanner und Fujitsu Dokumentenscanner bieten diese Ausstattung.

Sie möchten sich einen Dokumentenscanner kaufen, wissen aber nicht, welche Ausstattungsmerkmale das Gerät haben muss? Auf diese Merkmale sollten Sie beim Kauf achten.

Auflösung

Die Scan-Auflösung spielt eine wichtige Rolle für die Qualität der digitalen Datei. Je nachdem, welche Art von Dokumenten erfasst werden sollen, eignen sich unterschiedliche Auflösungen. Bei Papierdokumenten ist eine Auflösung von 300 dpi durchaus ausreichend. Sollen die Dateien nach dem Scannen mit einer Texterkennungssoftware weiterbearbeitet werden, sollte der Dokumentenscanner eine Auflösung von 600 oder 1.200 dpi haben. Möchten Sie Dias, Fotos oder auch Negative einscannen, sollten Sie sich für ein Gerät mit einer Auflösung von mindestens 2.400 x 4.800 dpi entscheiden. Besonders hochwertige Ergebnisse bieten Dokumentenscanner mit einer Auflösung von 4.800 x 4.800 dpi.

Duplex-Funktion

Dokumentenscanner mit Duplex-Einzug sind besonders praktisch, wenn Sie oft beidseitig bedruckte Dokumente scannen möchten. In nur einen einzigen Scanvorgang sind Modelle mit dieser Funktion in der Lage, beide Seiten des Dokuments zu erfassen. Es ist nicht notwendig, die Seiten umzudrehen.

Farbtiefe

Bei der Farbtiefe geht es darum, wie genau ein Scanner Farbunterschiede erkennen kann. Zu den gängigen Werten in diesem Bereich zählen 8, 24 und 48 Bit. Für die Digitalisierung von Schwarz-Weiß Dokumenten ist ein Scanner mit einer Farbtiefe von 8 Bit ausreichend. Für die Erfassung von Grafiken oder Fotos sind Farbtiefen von 24 oder 48 Bit empfehlenswert. Besonders in Bereichen, die nur einen sehr geringen Farbunterschied aufweisen, zahlt sich eine größere Farbtiefe aus.

Geschwindigkeit

Dokumentenscanner mit einem automatischen Dokumenteneinzug verarbeiten innerhalb kurzer Zeit auch größere Dokumentenmengen. Die Dokumente werden in den Einzug gelegt, die Verarbeitung erfolgt völlig automatisch. Sogar mit einem Einsteigermodell können Sie auf diese Weise bis zu 50 Dokumente in einem Durchgang einscannen. Profiscanner können sogar bis zu 200 Seiten verarbeiten. Wie lange ein Dokumentenscanner für die Verarbeitung benötigt, hängt vom jeweiligen Modell ab. Einsteigermodelle verarbeiten rund 20 Seiten in der Minute, hochwertige Profigeräte schaffen bis zu 60 Einzelseiten.

Software

Von der mitgelieferten Software hängt ab, ob und wie leicht ein zuvor eingescannter Text in andere Programme wie Word übernommen werden kann. Oft bietet sie aber auch noch mehr Funktionen. So ist es möglich, damit Dokumente automatisch zu archivieren, leere Seiten zu überspringen oder Seiten, die schief eingescannt wurden, zu korrigieren. Sie können auch einstellen, in welchem Format das Dokument gespeichert werden soll. Sie entscheiden zudem über die Stärke der Komprimierung.

Schnittstellen

Alle Dokumentenscanner können mithilfe eines USB-Kabels mit dem Computer verbunden werden. Nutzen Sie den Scanner direkt an Ihrem Arbeitsplatz und müssen ihn nicht mit anderen Mitarbeitern teilen, ist ein solches Modell vollkommen ausreichend. Greifen jedoch mehrere Nutzer auf das Gerät zu, ist ein Dokumentenscanner WLAN eine gute Wahl. Ein solches Gerät kann direkt über das hauseigene WLAN-Netzwerk mit den unterschiedlichen Endgeräten verbunden werden.

Egal, ob Sie privat viele Dokumente scannen möchten, oder einen Scanner für das Archiv in Ihrer Firma benötigen, für jeden Einsatzbereich stehen die passenden Dokumentenscanner zur Verfügung.

Gelegentliche Nutzung

Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge oder Zeugnisse liegen oft nur in Papierform vor. Mittlerweile rückt die digitale Kommunikation aber immer mehr in den Vordergrund. Es ist heute absolut üblich, bei der Kommunikation mit Behörden oder Firmen diese Dokumente per E-Mail zu versenden. Bei vielen Dokumenten ist es zudem aus Sicherheitsgründen empfehlenswert, eine digitale Kopie anzufertigen. Für die gelegentliche Nutzung ist ein einfacher Flachbettscanner vollkommen ausreichend.

Regelmäßige Nutzung

Wird ein Dokumentenscanner regelmäßig für größere Papiermengen genutzt, sowohl privat als auch geschäftlich, ist ein Einzugsscanner mit einem automatischen Dokumenteneinzug empfehlenswert. Müssen viele beidseitig bedruckte Dokumente gescannt werden, ist ein Modell mit Duplex-Funktion eine gute Wahl.

Professionelle Nutzung

Dokumentenscanner mit einer Vorlagenkapazität von mindestens 100 Blatt sind sehr gut geeignet, wenn regelmäßig sehr große Mengen an Dokumenten gescannt werden müssen. Sie eignen sich auch optimal für das Digitalisieren von Archiven.

Jeder hat zu Hause oder in der Firma wichtige Dokumente, die digitalisiert und somit gesichert werden sollten. Dokumentenscanner sind die perfekten Helfer für diese Aufgabe. Natürlich können Sie auch mühsam jedes einzelne Dokument per Hand auf Ihrem Multifunktionsgerät einscannen. Wenn Sie aber die Arbeit schnell erledigen möchten, kommen Sie um einen Dokumentenscanner nicht herum. Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Einscannen, überlassen Sie das Ihrem neuen Dokumentenscanner.