Anrufbeantworter

Man kann nicht immer erreichbar sein und vor allem will man das vielleicht auch gar nicht. Aber verpassen möchte man natürlich auch nichts. Was liegt also näher als einen Anrufbeantworter einzusetzen? Solch ein Telefonbutler nimmt Anrufe entgegen, wenn keiner zuhause ist und auch dann, wenn niemand abnehmen möchte. Denn ein großer Vorteil der Antwortmaschine ist, dass man mitlauschen kann, was der Anrufer gerade für eine Nachricht hinterlässt.

Digital statt analog

Das Sichern der Nachrichten übernimmt heute längst ein digitaler Speicherchip. Analoge Versionen, die Mitteilungen auf Kassetten ablegen, sind längst vom Markt verschwunden. Digitalspeicher bieten nämlich deutlich mehr Komfort. Dennoch wird die Auswahl nicht unbedingt einfacher. Denn zwischen den verschiedenen Versionen gibt es zum Teil sehr deutliche Unterschiede bei Leistung und Ausstattung.

Vor der Wahl des Gerätes ist es daher wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, was man von dem Automaten erwartet. Was wichtig ist, und welchen praktischen Zusatznutzen manche Versionen bieten, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.

Wieso soll man heute denn überhaupt noch einen Anrufbeantworter kaufen? Es ist doch auch möglich, Gespräche aufs Handy, beziehungsweise dessen Mailbox umleiten. Zudem haben viele Festnetztelefone einen solchen Butler bereits integriert und es gibt ja auch noch netzinterne Mailboxen für den Festnetzanschluss. Diese funktionieren ganz so wie vom Handy bekannt.

Gewichtige Gründe

Nun, nicht jeder hat ein Telefon mit integriertem Anrufbeantworter. Die Umleitung aufs Handy empfindet mancher als umständlich. Außerdem muss man die Gebühren für den Anruf ins Mobilfunknetz selber tragen. Die Voice-Mailbox kostet ebenfalls und bietet einige Nachteile.

Zu den Vorteilen eines netzinternen Beantwortungsservice zählt jedoch, dass zunächst kein Anschaffungspreis anfallen. Dafür kann allerdings eine Einrichtungsgebühr fällig werden. Weiterhin muss man kein weiteres Gerät anschließen, das Platz braucht zum Aufstellen und in der Steckdosenleiste.

Nachteile Netz-Mailbox

Zu den Nachteilen zählen: Häufig fällt eine monatliche Nutzungsgebühr an. Um festzustellen, ob entgangene Anrufe vorhanden sind, muss man den Service selbst anrufen, sollte das eigene Telefon technisch nicht in der Lage sein, dies anzeigen zu können. Lässt man sich per SMS oder E-Mail über neue Mitteilungen informieren, ist auch das nicht kostenlos. Genauso fallen für das Abhören der Nachrichten Telefongebühren an. Somit werden Netz-Mailboxen auf Dauer teurer als ein Gerät, für das nur einmalig Kosten anfallen.

Komfortverlust

Neben den Kosten gibt es auch noch einen Verlust an Komfort. An erster Stelle steht hier, dass man das Gespräch nicht mehr entgegennehmen kann, nachdem die Mailbox es angenommen hat. Das bedeutet, man kann das Aufsprechen der Nachricht auch nicht mithören. Zudem ist die Steuerung der Netzbox-Software per Telefontastatur umständlicher, als das Drücken der Tasten, die man stets vor sich sieht.

Gemischtes Doppel

Mitunter kann es sinnvoll sein, einen physisch vorhandenen Anrufbeantworter und auch eine netzinterne Mailbox zu verwenden. Ersterer ist etwa immer dann im Einsatz, wenn man zuhause ist und den Komfort des Mithörens nicht missen möchte, während letzterer die Beantwortung übernimmt, wenn man im Haus nicht vom Telefonklingeln gestört werden möchte oder die Speicherkapazität des Gerätes erreicht ist. Für solch eine Kopplung ist es hilfreich, wenn das physische Gerät eine Anzeige für neue Mitteilungen auf der Netz-Mailbox besitzt.

Ein wichtiger Unterschied zwischen den Geräten ist die maximale Speicherkapazität, angegeben in Minuten. Viele Anrufbeantworter bieten gerade einmal 14 Minuten oder noch weniger. Das reicht nur, wenn man nicht oft außer Haus ist und auch nur wenige Anrufe erwartet. Besser ist, man setzt auf ein Gerät mit doppelter Speicherlänge von etwa einer halben Stunde. Wer noch mehr möchte, muss sich in der Oberklasse umsehen. Dort reichen die Speicher für eine bis vier Stunden Aufzeichnung.

Tonqualität

Wichtig die Frage: Erreicht ein Anrufbeantworter längere Speicherzeiten durch größeren Speicher oder durch höhere Kompression des Tons? Mit zunehmender Kompression sinkt die Tonqualität, teilweise so weit, dass Anrufer den Sprecher kaum noch identifizieren können. Auch Störgeräusche können dann auftreten. Besser ist daher, wenn der Anrufbeantworter ohne Kompression auskommt oder diese nur schwach einsetzt. Hohe Tonqualität ist besonders wichtig, wenn Geschäftspartner oder potentielle Arbeitgeber anrufen. Denn die Ansage ist für sie so etwas wie eine akustische Visitenkarte.

Bedenken muss man, dass von der angegebenen Kapazität noch die Speicherzeit für die Ansagen abgehen. Wer hierfür beispielsweise zwei Minuten benötigt, hat bei einem 14-Minuten-Modell nur noch zwölf Minuten für die Anrufer übrig. Meist stehen für eine Ansage ein bis zwei Minuten zur Verfügung. Ebenso begrenzt ist die Zeit für Nachrichten der Anrufer. Das stellt sicher, dass eine Nachricht nicht den gesamten Speicher belegen kann. Bei Einstiegslösungen sind diese Zeiträume fest vorgegeben. Bei aufwendigeren Geräten lässt sich der verfügbare Zeitrahmen frei wählen.

Mehrere Ansagetexte

Viele Geräte erlauben zwei Ansagetexte zu speichern; einer mit anschließender Aufzeichnungsfunktion sowie eine Ansage, ohne dass die Anrufer eine Nachricht hinterlassen können. Professionelle Anrufbeantworter erlauben es häufig, mehrere Ansagen ohne zeitliche Begrenzung zu speichern.

Soll jedes Familien- oder Büromitglied seine eigene Mailbox bekommen, muss der Anrufbeantworter diese Funktion ausdrücklich bieten. Das ist einerseits sehr praktisch, da jeder nur das hört, was für ihn bestimmt ist. Diese Funktion benötigt andererseits aber einigen Speicher, da sich alle Mailboxen den Gesamtspeicher teilen müssen. Dieser schrumpft umso mehr, wenn man für jede Mailbox einen eigenen Ansagetext speichern kann und dies auch tut.

Hat jemand eine Nachricht hinterlassen? Diese Frage sollte der Anrufbeantworter auf einen Blick beantworten können. Meist geschieht das durch Aufleuchten oder Blinken einer LED-Birne. Manche Geräte haben gar mehrere LEDs und können auch entgangene Anrufe anzeigen, von denen niemand eine Nachricht aufgesprochen hat. Hiervon hat man jedoch nur Nutzen, wenn der Telefonbutler ein Display besitzt, auf dem er die Nummer des Anrufers anzeigen kann. Praktisch: Eine Rückruftaste stellt auf Druck eine Verbindung zwischen Anrufer und Telefon her. Die Länge der Anrufliste sollte nicht zu kurz sein. 50 Einträge sind gut, mehr sind besser.

Fernabfrage

Ob jemand eine Nachricht hinterlassen hat, sollte sich auch über das Telefonnetz von jedem beliebigen Ort abfragen lassen können. Damit das nicht jeder kann, sind die Abfragen in der Regel durch einen drei bis vierstelligen Zugriffscode geschützt. Den vom Werk eingestellten Code sollten Sie unbedingt ändern. Denn er ist bei vielen Herstellern identisch und leicht zu erraten. Oft ist es eine Kombination wie 000, 123, 999 oder ähnlich.

Fernsteuerung

Der Anrufbeantworter sollte sich auch über die Telefonleitung komplett steuern und programmieren lassen. Dazu zählt das Springen von Nachricht zu Nachricht, das Löschen, um Speicherplatz freizugeben sowie auch das Ein- und Ausschalten des Gerätes. Praktisch ist die Möglichkeit selektiv löschen zu können. Wichtige Nachrichten belässt man im Speicher, während man weniger wichtige löscht.

Hilfreich für die Nah- und Fernabfrage sind eine Datum- und Zeitfunktion. Darüber bestimmt das Gerät den Zeitpunkt des Anrufes und sagt diesen bei Abfrage auch an. Damit das zuverlässig funktioniert, ist eine automatische Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit wünschenswert.

Kosten sparen

Praktisch zum Kosten sparen ist eine so genannte Fernvorabfragefunktion. Ist sie aktiviert und es liegt eine Nachricht vor, nimmt der Anrufbeantworter beispielsweise schon nach zwei Klingeltönen ein neues Gespräch an, unabhängig von der gewählten Klingelzahl. Liegen keine Anrufe vor, wartet das Gerät länger, bis es den Anruf übernimmt. Ruft man nun von außerhalb an und das Gerät klingelt länger als zweimal, liegt keine Mitteilung vor und man kann guten Gewissens auflegen, bevor eine Verbindung besteht und die Gebühren laufen. Sehr praktisch!

Automatische Benachrichtigung

Um möglichst frühzeitig von einem entgangenen Anruf zu erfahren, ist es vorteilhaft, wenn der Anrufbeantworter eine Mitteilung an einen festgelegten Empfänger senden kann. Profigeräte können dies etwa per SMS oder auch über E-Mail machen. Für den SMS-Versand fallen entsprechende Kosten an und für den E-Mail-Versand benötigt das Gerät Zugang zum Internet oder es erledigt das ebenfalls über das Mobilfunknetz.

Die Frage, wann ein Anrufbeantworter ein Gespräch entgegennimmt, kann beim Vergleich der Leistungsdaten leicht in den Hintergrund treten. Dabei ist sie nicht unwichtig. Gerade Einstiegsgeräte bieten hier vergleichsweise wenige Einstellmöglichkeiten. Wer Pech hat und nur zwischen zwei und vier Klingeltönen wählen kann, bis der Butler einspringt, muss sich in einer größeren Wohnung ganz schön sputen, um einen Anruf vorher annehmen zu können. Besser es gibt mehrere Einstellmöglichkeiten und vor allem auch längere Wartezeiten. Schön, wenn man selbst per Menü die gewünschte Klingelzahl festlegen kann.

Nicht vergessen, der Anrufbeantworter sollte sich auch abschalten lassen, ohne den Stecker aus der Steckdose ziehen zu müssen. Besonders schön: Statt einem Ein-/Aus-Schalter gibt es eine Programmfunktion, die das automatische Ein- und Ausschalten ermöglicht. Sie schaltet das Gerät etwa nachts automatisch ein oder wechselt zu festgelegten Zeitpunkten von mehreren Klingelsignalen auf nur wenige.

Wer das Haus verlässt und Familienmitgliedern oder Kollegen eine Nachricht hinterlassen möchte, wird sich über eine Memofunktion freuen. Ist sie vorhanden, spricht man bei Bedarf eine Nachricht ins Gerät. Dieses zeigt daraufhin eine nicht abgehörte Nachricht an, so dass andere darauf aufmerksam werden.

Raumüberwachung

Als Ersatz für den Babysitter eignet sich eine Raumüberwachungsfunktion. Diese sollte sich über das Telefonnetz aktivieren lassen. Sie stellt das Mikrofon auf hohe Empfindlichkeit und überträgt alle Geräusche. Der Anruf zum Gerät verursacht allerdings Kosten. Praktisch ist die Funktion auch, um feststellen zu können, ob Einbrecher im Haus sind oder der Nachwuchs unerlaubte Partys feiert.

Mitschneidefunktion

Gespräche mitschneiden zu können wird mancher zu schätzen wissen, der wichtige Informationen über das Telefon bekommt, jedoch nichts zu schreiben parat hat. Wichtig für längere Aufzeichnungen: Für das Mitschneiden sollte nicht das maximale Zeitlimit für Anrufer gelten. Hierfür sollte nur der Gesamtspeicher des Gerätes das Limit bilden. Erhalten Sie öfter unerlaubte Werbeanrufe, können Sie diese durch Aufzeichnen dokumentieren.

Möchten Sie für einige Anrufer erreichbar sein, für andere aber nicht? Dann benötigt Ihr Gerät Anruffilter. Diese lassen sich entsprechend konfigurieren. Möglich ist auch, Anrufer mit einem besonderen Ton zu kennzeichnen, ähnlich wie beim Handy. Den Ton gibt aber der Anrufbeantworter ab, nicht das Telefon.

Signalcodes

Eine andere Möglichkeit, Anrufe zu filtern, ist die Vergabe von Signalcodes. Ein Anrufbeantworter, der damit umgehen kann, ist in der Lage einen bestimmten Ton abzugeben, wenn der Anrufer einen vorher festgelegten Code eingibt. Dieser hat somit die Möglichkeit, auf sich aufmerksam zu machen. Das klappt sogar dann, wenn der Ton des Geräts ausgeschaltet ist.

Schutz vor Datenverlust

Wichtig ist ein Schutz vor Datenverlust bei Stromausfall. Üblicherweise integrieren viele Hersteller dafür Batterien, die man regelmäßig austauschen muss. Sie sollen verhindern, dass Nachrichten, Ansagen und Einstellungen verloren gehen. Praktischer ist allerdings, wenn der Anrufbeantworter mit Flash-Speicher arbeitet, wie ein USB-Stick. Dieser verliert seine Daten nicht, wenn der Strom ausfällt. Batterien sind hier nicht mehr nötig. Apropos Strom! Ein Anrufbeantworter ist nicht selten rund um die Uhr in Betrieb, daher kommt seinem Stromverbrauch eine besondere Bedeutung zu. Dieser sollte so niedrig wie möglich sein und möglichst unter zwei Watt liegen.

Fußschalter

Für professionelle Anwender ist die Möglichkeit, einen Fußschalter anschließen zu können, zuweilen wichtig. Darüber lässt sich die Wiedergabe steuern. Praktisch, wenn man beispielsweise schmutzige Hände hat. Ebenfalls schön: An den Fußschalter lassen sich mitunter Überwachungsanlagen anschließen. So lässt sich per Fuß heimlich ein stiller Alarm auslösen.

USB- und Audio-Anschluss

Aufwendige Geräte, meistens für den Einsatz im professionellen Bereich, besitzen häufig einen USB-Anschluss. Gehört dann noch eine Software zum Lieferumfang, kann man diese Geräte sehr komfortabel über einen PC konfigurieren. Ebenfalls praktisch: Über den USB-Anschluss lassen sich Gesprächsmitschnitte und Nachrichten als Audiodatei in den PC übertragen. Gleiches ermöglicht auch ein Audioeingang. Darüber lassen sich Aufzeichnungen in das Gerät kopieren, etwa professionell eingespielte Ansagen von CD. Über einen Audioausgang ist ebenfalls ein Anschluss an den PC möglich. Dieser kann bei Bedarf die Nachrichten darüber aufzeichnen.

Headset

Praktisch kann der Anschluss für ein Headset sein, damit nur eine Person die Nachrichten abhören kann ohne andere zu stören oder um sensible Informationen ungestört abhören zu können.

Die Bedienung des Anrufbeantworters sollte in jedem Fall einfach und intuitiv möglich sein. Das ist nicht bei allen Geräten der Fall. Gerade wenn es viele Funktionen gibt, kann es schon mal kompliziert werden. Tipp: Achten Sie auf Erfahrungsberichte anderer Kunden.