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1. Damit die Kasse klingelt
2. Bedarfsanalyse
3. Registrierkassen
4. PC-Kassen/POS-Systeme
5. Welcher Kassentyp (POS)?
6. Drucker
7. Tastatur
8. Barcodescanner
9. Allgemein
Zu den Kassensystemen
Damit die Kasse klingelt
Ob Kiosk, Konditor oder Kaufhaus, überall wo Bargeld fließt ist eine Kasse nötig.
Nicht nur um einen Aufbewahrungsort für Scheine und Münzen zu haben, sondern
vielmehr auch, um den Geld- und Warenfluss nachvollziehen zu können und um eine
ordentliche Buchführung machen zu können. Zudem helfen Kassen bei der Tagesabrechnung
und erleichtern die Abrechnungen mit dem Finanzamt.
Kasse ist jedoch nicht gleich Kasse. Neben der guten alten autarken Registrierkasse
haben sich längst komplette Kassensysteme etabliert, die über Netzwerke stets
Kontakt zum Warenlager und zum Lieferanten halten. Solche Komplettsysteme helfen
dabei, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und dadurch Zeit und Geld
zu sparen.
Auf der anderen Seite ist ein mächtiges Kassensystem kein Garant für ideale
Arbeits- und Warenströme. Denn Lösungen, die nicht optimal an die jeweiligen
Bedürfnisse angepasst sind, führen oft zu lästigem Mehraufwand und kosten somit
unnötig Geld.
Überhaupt sind Kassensysteme nicht für jeden Einsatzzweck ideal; meist profitieren
nur größere Unternehmen davon. Ein kleiner Ein-Mann-Betrieb dürfte vermutlich
mit einer leistungsfähigen Registrierkasse besser bedient sein.
Wir durchleuchten daher die Stärken und Schwächen der unterschiedlichen Lösungen
und helfen Ihnen somit, die beste Lösung für Ihren Betrieb zu finden. (pr)
Bedarfsanalyse
Um entscheiden zu können, ob man besser auf eine Registrierkasse oder ein komplettes
Kassensystem setzt, sollte man zunächst damit beginnen, sämtliche Anforderungen,
die man an eine entsprechende Lösung hat, zu notieren und daraus ein Ziel zu
ermitteln. Denn allzu leicht lässt man sich von den Möglichkeiten, die einige
Lösungen bieten, blenden und kauft etwas, das im Betrieb schnell mehr Ärger
als Freude macht.
So sind zu groß dimensionierte Lösungen oft wahre Zeitvernichtungsmaschinen.
Zu lange muss man sich mit den unzähligen technischen Raffinessen beschäftigen,
ohne wirklichen Nutzen davon zu haben. Hinzu kommt eine langwierige Einarbeitung
von eventuellen Mitarbeitern.
Auf der anderen Seite bremsen unterdimensionierte Kassen die Arbeitsablaufe
unnötig aus oder führen durch vermeidbare Zusatzarbeiten, die man am Schluss
eines Arbeitstages oder zum Monatsende ausführen muss, zu unnötigen Kosten und
Unzufriedenheit.
Es ist also wichtig, sich die Zeit für eine genaue Bedarfsanalyse zu nehmen.
Registrierkassen
Sie ist noch längst nicht tot, die gute alte Registrierkasse, mittlerweile auch
bekannt unter dem Kürzel ECR. Das steht für Electronic Cash Register und bedeutet
nichts anderes als elektronische Registrierkasse. Inzwischen ist sie nur etwas
moderner geworden und kann es mitunter mit potenten Konkurrenzsystemen aufnehmen.
So sind besonders leistungsfähige Modelle inzwischen zu kleinen Kassensystemen
erwachsen, von denen sich manche sogar in größere Netze integrieren lassen.
Grund genug also, diese Gattung eines näheren Blickes zu würdigen.
Ideal für kleine Betriebe
Eine Registrierkasse ist meist gut geeignet für kleinere Betriebe, die nur über
eine Kasse verfügen und deren Jahresumsatz etwa bis 250.000 Euro reicht. Die
Bedienung ist in der Regel recht unkompliziert und leicht zu erlernen.
Man unterscheidet hier grundsätzlich zwei unterschiedliche Kassentypen: numerische
und alphanumerische Kassen. Numerische Kassen sind meist kleiner und relativ
günstig. Sie sind nur in der Lage Zahlen zu drucken. Buchstabendruck beherrschen
sie nicht. Somit sind damit keine vom Finanzamt anerkannten Quittungen druckbar.
Numerische Registrierkassen eignen sich vielmehr für alle Orte, an denen keine
entsprechenden Quittungen nötig sind. In Frage kommt etwa der Einsatz als Getränkekasse
und für die Leergutannahme. Bei numerischen Kassen setzt man beim integrierten
Druckwerk zumeist auf die relativ laute Nadeldrucktechnik.
Buchstabendruck inklusive
Wer Buchstabendruck benötigt, sollte auf alphanumerische Registrierkassen setzen.
Sie können vom Finanzamt anerkannte Quittungen drucken. Dafür sind sie etwas
teurer als die zuvor genannten. Weiterhin hat man häufig die Wahl zwischen unterschiedlichen
Druckwerken. In günstigeren Modellen findet man zumeist die lautere Nadeldrucktechnik.
Nahezu lautlos geben demgegenüber Kassen mit Thermodruckern die Belege aus.
Wer auf Ruhe Wert legt, sollte solch eine Lösung vorziehen. Allerdings können
Thermodrucker bei sehr warmer Umgebung, etwa in Küchen oder unter starker Sonneneinstrahlung,
Probleme machen und unleserliche Quittungen ausgeben.
Vom Finanzamt anerkannte Belege
Möchte man steuerlich absetzbare Belege ausgeben können, muss die Kasse nicht
nur Texte drucken können, sondern der Beleg zudem alle gesetzlich erforderlichen
Angaben erhalten. Dazu zählen Namen und Adresse der Unternehmung, Steuernummer,
Rechnungsdatum, laufende Rechnungsnummer, Artikel mit Nennung von Art und Menge,
der verwendete Mehrwertsteuersatz inklusive des entsprechenden Betrages, die
Nettosumme und die Totalsumme. Damit das Finanzamt die Belege akzeptiert, muss
die Kasse vom Amt zugelassen sein.
Moderne Registrierkassen lassen sich oft mit externen Geräten erweitern. So
lassen sich etwa Barcodescanner anschließen, externe Drucker, Lesegeräte für
Kredit- und Scheckkarten oder gar ein Netzwerk für einen Verbundbetrieb mit
anderen Kassen oder kompletten Kassensystemen. Benötigen Sie weitere Geräte
oder möchten Sie sich deren Anschlussmöglichkeit offen halten, achten Sie auf
ausreichend Kontakte. Praktisch ist auch eine PC-kompatible Kasse. Sie lässt
sich meist einfach und unkompliziert mittels PC-Programmen programmieren.
Tages- und Monatsberichte
Wer sich die manuelle Erstellung von Tages- und Monatsberichten ersparen möchte,
sollte auf dieses Ausstattungsdetail achten. Wichtig kann zudem ein leuchtstarkes
Display sein, besonders dann, wenn die Kasse in dunklen oder sehr hellen Umgebungen
aufgestellt werden soll. Ein Display für die Kunden sollte ebenfalls nicht fehlen,
damit diese den Abrechnungsvorgang verfolgen und eventuell auftretende Fehler
sofort melden können.
Die Kassenschublade
Achten Sie auch auf ausreichend viele Fächer in der Kassenschublade. So ist
es praktisch, wenn hier nicht nur Scheine und Münzen Platz finden, sondern auch
Kreditkartenbons, Gutscheine und andere Papiere. Vorteilhaft sind zudem frei
belegbare Tasten auf die sich stets einzugebende Waren oder Abläufe legen lassen,
so genannte PLUs (Price Look-Ups). So muss man sich nicht sämtliche Preise merken
und kann den Bezahlvorgang beschleunigen. Solche Tasten kommen besonders auch
branchenfremden oder ausländischen Mitarbeitern zugute.
PC-Kassen/POS-Systeme
Komplexe Kassensysteme sind die großen Geschwister der Registrierkassen. Man
findet sie zuweilen auch unter der Bezeichnung PC-Kassen oder POS-Systeme, was
für Point of Sale steht und wörtlich übersetzt Verkaufspunkt bedeutet. Solch
ein System vereint die Zahlungsabwicklung sowie die Buchführung der Unternehmung.
Dazu zeichnet es sämtliche Verkaufsinformationen auf, berechnet und verwaltet
Steuerforderungen und -schulden und erstellt Verkaufsberichte. Zudem kann es
den Lagerbestand verwalten, automatisch knapp werdende Waren beim Lieferanten
nachbestellen, Kundenkaufgewohnheiten ermitteln und detailliert darüber Auskunft
geben.
Für mittelgroße und große Unternehmen
Geeignet sind Kassensysteme für mittlere und größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz
ab zirka 250-300.000 Euro. Bei den Zielgruppen unterscheidet man dabei grundsätzlich
zwischen zwei Bereichen: dem Einzelhandel und dem Hotel- und Gaststättengewerbe,
die jeweils unterschiedliche Anforderungen haben.
Für den Einzelhandel
Im Vergleich hat der Einzelhandel geringere Anforderungen an ein Kassensystem,
da der Verkauf umgehend abgeschlossen wird und das Sortiment weniger stark schwankt.
Die Systeme des Hotel- und Gaststättengewerbes müssen demgegenüber Sonderwünschen
besser Rechnung tragen, Bestellungen direkt in die Küche weiterleiten und den
Zeiteinsatz berücksichtigen können. Gleichzeitig müssen die Systeme mehrere
Kellner verwalten und alle Umsätze Gästen und Kellnern direkt zuordnen können.
Für das Hotel- und Gaststättengewerbe
Im Hotelgewerbe stellt die automatische Verwaltung der Gäste zudem gesonderte
Anforderungen, etwa durch die Kombination entstehender Kosten, die zu einem
späteren Zeitpunkt gesamt gezahlt werden sollen. So sollen sich Übernachtungskosten
und hausinterne Bar- und Restaurantbesuche automatisch addieren und vollständig
abrechnen lassen.
Dass solche Komplexität höhere Anschaffungskosten nach sich zieht als eine Registrierkasse
ist schnell klar. Dafür bekommt man allerdings auch Zugriff auf die soeben genannten
Vorteile. Zudem interessant ist die ständige Möglichkeit der Analyse. So ist
man durch eine Verbindung zwischen Kasse und Lagerbestand stets über den Warenbestand
auf dem Laufenden und kann rechtzeitig nachbestellen oder gar das System diesen
Job vollautomatisch durchführen lassen.
Korrekte Abrechnung
Vorteilhaft ist bei einem Kassensystem weiterhin, dass alle Artikel im System
gespeichert sind und zur Abrechnung durch Ziffern- oder Buchstabeneingabe aufgerufen
werden müssen. Dadurch wird stets korrekt abgerechnet. Falsche Preise oder Schätzpreise
der Angestellten sind nicht mehr möglich.
Weiterhin ist jederzeit eine Kontrolle möglich, die zeigt, wie viel eines Produktes
innerhalb einer frei wählbaren Zeitspanne verkauft worden ist und zu welchem
Zeitpunkt die meisten Artikel über den Tresen gingen. Erweiterbar ist solch
eine Prüfung um Kundendaten. So lässt sich nachvollziehen, welcher Kunde was
wann gekauft hat. Das erschließt die Möglichkeit, kunden- oder käuferschichtspezifische
Werbekampagnen zu starten. Praktisch ist auch ein verringerter Zeitaufwand für
Inventuren und die ständig mögliche Kontrolle des gesamten Bargeldbestandes
in den Kassen.
Personalisierte Zugänge
Der Zugang zur Kasse durch Mitarbeiter lässt sich zudem von einer Anmeldung
abhängig machen. So kann man leicht verfolgen, welche Menge eines Artikels ein
Verkäufer wann verkauft hat. Ebenso leicht lässt sich ermitteln, bei wem Fehler
oder Unregelmäßigkeiten aufgetreten sind. Der Zugang zur Kasse ist in solch
einem Fall abhängig von der Eingabe eines Passwortes oder einer Geheimzahl.
Es existieren auch Hardwareschlüssel, auf denen die nötigen Zugangsdaten gespeichert
werden. Um die Kasse freizuschalten, muss dieser dauerhaft oder kurzzeitig Kontakt
zur Kasse haben. Den personengebundenen Zugang nennt man auch Clerk Identification
System.
Welcher Kassentyp (POS)?
Hat man sich für ein Kassensystem entschieden, muss man bestimmen, ob man auf
fertige Lösungen setzt oder solch ein System modular aus einem Standard-PC und
entsprechenden Komponenten aufbaut. In größeren und großen Unternehmen wird
man vermutlich stets auf Komplettsysteme eines Herstellers setzen, was große
Vorteile bietet. Dazu später mehr.
Für mittelgroße Unternehmen, die den Übergang von Registrierkassen zu einem
Kassensystem erwägen, kann aber der Einsatz selbst zusammengestellter Komponenten
interessant sein. Größter Vorteil ist hier der Preis. Denn man kann auf günstige
PC-Schnäppchen setzen und auch bei der Auswahl der weiteren Komponenten einiges
sparen. Dadurch hat man obendrein die Möglichkeit, das Kassensystem sehr speziell
an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Voraussetzung für solch ein System ist
jedoch, dass man sich mit Computern relativ gut auskennen muss.
PC-Kasse
Eine PC-Kasse ist modular aufgebaut. Das bedeutet, an den Rechner finden weitere
externe Geräte Anschluss. Dazu zählen Drucker, Bildschirm, Anzeige für den Kunden,
Tastatur, Barcodescanner, Geldschublade, Betriebsystem, Software und eventuell
ein Modem. Eine Netzwerkkarte ist ebenfalls nötig, wenn Daten an einen Zentralrechner
übermittelt werden sollen. Hierüber lassen sich auch von einem entfernten PC
neue Artikel oder veränderte Preise direkt in die Kasse übertragen.
Das richtige Betriebssystem
Für die Auswahl des Betriebssystems gibt es einiges zu bedenken. Möchte man
auf das günstige DOS setzen, ist die Auswahl der zur Verfügung stehenden Drucker
sehr gering, da moderne Geräte meist nur über Windows-Treiber verfügen. Windows
ist folglich unkomplizierter, wegen der großen Verbreitung jedoch auch anfälliger
für Viren. Als Alternative bietet sich Linux an. Das Betriebsystem ist kostenlos
und kaum der Virengefahr ausgesetzt. Linux erfordert allerdings einiges mehr
an Expertenwissen als Windows. Ein möglicher Ausweg könnte hier der Kauf eines
vorkonfigurierten Linux sein, das dann jedoch nicht mehr kostenlos ist.
Nachteile Standard-PCs
Insgesamt sind Standard-PCs jedoch weniger für den Einsatz als Kassensystem
geeignet. Hauptgrund: Sie sind nicht für langen Dauerbetrieb ausgelegt und weniger
robust als speziell angepasste Hardware. Einzelteile wie etwa Festplatte oder
auch Lüfter sind anfällig für Schäden und müssen vermutlich mit der Zeit ausgetauscht
werden. Obendrein haben aktuelle PCs einen hohen Stromverbrauch und benötigen
viel Platz zum Aufstellen. Störend ist auch der hohe Lärmpegel der Geräte, der
schnell stark ansteigt, wenn mehrere PC-Kassen in einem Verkaufsraum ihren Job
tun.
Der Kabelsalat, der beim Anschluss eines Computers entsteht, birgt darüber hinaus
die Gefahr, darin hängen zubleiben und dann sich selbst und der Hardware zu
schaden. Unbemerkt können so auch Stecker gelockert werden und zu Fehlfunktionen
oder Ausfall führen. Problematisch sind auch Standard-PC-Tastaturen. Sie verschmutzen
sehr schnell. Besondere Probleme können dann entstehen, wenn lose Waren verkauft
werden, etwa Brot, Käse, Fleisch und anderes.
Spieltrieb der Angestellten
Nicht unterschätzen sollte man die Gefahr, dass Angestellte in Arbeitspausen
Software installieren oder im Internet surfen. Dadurch werden die Geräte schnell
instabil und die Gefahr eines Virenbefalls steigt. Daher sollte man stets das
CD-/DVD-Laufwerk entfernen und eine aktuelle Antivirensoftware einsetzen.
Eine Hürde muss man auch bei der Auswahl der entsprechenden Kassensoftware überwinden.
Zunächst einmal muss man sich selbst um deren Auswahl kümmern. Hinzukommt die
korrekte Installation und Konfiguration. Dabei sollte man unbedingt auf etwaige
Inkompatibilitäten mit allen verwendeten Geräten achten, andernfalls drohen
Probleme. Nicht vergessen sollte man, dass für jede Kasse oft eine eigene Lizenzgebühr
zu zahlen ist.
Ungünstig für unerfahrene Anwender
Für unerfahrene PC-Anwender gilt vor allem zu bedenken, dass bei einer selbst
zusammengestellten Lösung kein Support für das gesamte System verfügbar ist.
Man hat immer nur Anspruch auf bestimmte Teilbereiche. Um das reibungslose Zusammenspiel
muss man sich selbst kümmern.
Vorteil Komplettlösung
Wer kein PC-Freak ist sollte daher besser in spezielle Geräte investieren, die
für den Kasseneinsatz optimiert sind und die komplette Funktionalität einer
PC-Kasse von Haus aus mitbringen. Einige umschiffen etwa die Gefahr des schnellen
Festplattentods durch Dauereinsatz, indem sie auf Flashspeicher setzen, wie
man ihn auch bei USB-Sticks verwendet. Hier gibt es keine beweglichen Teile,
die abnutzen oder beschädigt werden können.
Praktisch sind solche Kassen, die äußerlich einer Registrierkasse gleichen,
doch unter der Haube wie ein vollwertiger PC mit allen dessen Möglichkeiten
arbeiten. Ihre Vorteile: geringer Platzbedarf, niedriger Stromverbrauch und
sehr niedrige Betriebsgeräusche. Hinzu kommen ein ausreichend großes Display,
die Möglichkeit ein zweites Display für den Kunden anzuschließen, ein integrierter
Belegdrucker, eine Netzwerkschnittstelle, frei konfigurierbare Tasten sowie
zahlreiche Anschlüsse für Scanner und Co.
Aufgrund der größeren Robustheit erhält man auf solche Geräte häufig auch eine
längere Garantie als auf PC-Teile. Vorteilhaft ist auch der mögliche Support
bei Problemen.
Drucker
Wer auf einen externen Drucker setzen möchte oder muss, hat die Wahl zwischen
zwei unterschiedlichen Gerätetypen: Matrixdrucker, auch Nadeldrucker genannt
und Thermodrucker.
Matrixdrucker
Matrixdruckern sind günstiger und lassen sich in nahezu jeder Umgebung einsetzen.
Zudem sind sie dokumentenecht. Das bedeutet, die Ausdrucke verschmieren oder
verwischen nicht, wenn sie Druck oder Feuchtigkeit ausgesetzt werden. Daneben
gibt es Matrixdrucker als Zwei-Stationen-Drucker. Das bedeutet, dass solch ein
Gerät neben dem Bon für den Kunden eine Kopie als Journal druckt. Allerdings
haben Matrixdrucker einen entscheidenden Nachteil: Sie sind recht laut. Hinzu
kommt, dass regelmäßig Folgekosten in Form neuer Farbbänder anfallen, die für
den Druck notwendig sind.
Thermodrucker
Thermodrucker haben gegenüber den Nadelkollegen zwei deutliche Vorteile: Sie
sind schneller und drucken nahezu lautlos. Außerdem können sie Grafiken und
Logos drucken, wozu Matrixgeräte nicht in der Lage sind. Sie gelten im Allgemeinen
auch als zuverlässiger, da weniger bewegliche Teile darin zu finden sind, die
abnutzen oder verschmutzen können.
Vor- und Nachteile
Allerdings sind Thermodrucker teurer. Da sie aber keine Farbbänder benötigen,
gleichen sich die Kosten beider Typen im Laufe der Jahre an. Nachteilig ist
jedoch, dass Thermodrucker als nicht dokumentenecht gelten, denn der Bon reagiert
auf Druck und Wärme. Immerhin, einige Geräte können spezielles Papier aufnehmen,
welches länger haltbar ist und bis zu zehn Jahre gelagert werden kann. Da dieser
Papiertyp aber etwas dicker ist, lässt er sich nicht in jedem Drucker verwenden.
Dies sollte man vor dem Kauf klären. Wegen der Wärmeempfindlichkeit eignet sich
der Drucker auch nicht für den Einsatz an warmen Orten, wie etwa Küchen oder
in der prallen Sonne.
Beachten Sie in jedem Fall, dass beide Druckertypen häufig noch über die serielle
oder parallele Schnittstelle angeschlossen werden müssen. Moderne PCs müssen
hier unter Umständen passen.
Tastatur
Wie weiter oben bereits angeklungen, kann die Tastatur zum Problemfall werden.
Allerdings nur, wenn man sich vor dem Kauf keine Gedanken darüber macht. Wer
auf eine speziell für den Kasseneinsatz abgestimmte Tastatur zurückgreift, muss
keine Probleme erwarten. Trotzdem gibt es unterschiedliche Typen, auch unter
denen, die fest ins Kassengehäuse integriert sind.
So unterscheidet man zwischen solchen mit vollem Hub (Tastenhöhe), wie bei einer
PC-Tastatur und solchen mit flachen Tasten, die im Extremfall nicht hoch stehen,
sondern nur als aufgedruckte Markierungen erkennbar sind.
Hub- und Flachtastaturen
Hubtastaturen haben den Vorteil, dass sich die Tasten meist austauschen lassen
gegen farbige Tasten. Oder es lassen sich Texte und Bilder unterlegen, so dass
die Bedienung einfacher und intuitiver wird. Solch mechanische Tasten haben
obendrein den weiteren Vorteil, dass sich Daten schnell, auch blind, eintippen
lassen. Sie eigenen sich zudem dazu, viele Daten ohne Probleme einzugeben. Flache
Tasten bieten diese Vorteile nicht. Sie sind dafür aber in der Regel gummiert
und somit besser geschützt gegen Spritzer, Krümel und anderen Schmutz.
Touchscreen
Eine Alternative zu beiden Variationen sind berührungsempfindliche Bildschirme,
so genannte Touchscreens. Sie lassen sich individuell konfigurieren. Das gestattet
etwa Bilder oder auch Fotos von Produkten den Schaltflächen zu unterlegen. Gleichzeitig
kann man sich schnell durch die Artikellisten hangeln, etwa so wie man auch
einen Taschen-PC (PDA) bedient. Auch mit einem Touchscreen kann man schnell
große Artikelmengen eingeben. Außer am Rand des Displays gibt es keine Öffnungen
oder Zwischenräume, in die Schmutz eindringen könnte. Dieser Typ ist somit sehr
gut gegen Verschmutzung geschützt.
Vorteil Flachbildschirm
Touchscreens gibt es mit Flachbildschirm und mit herkömmlichem Röhrenmonitor.
Wenn möglich, sollte man dem Flachbildschirm den Vorrang geben. Denn dieser
Typ ist haltbarer, verbraucht weniger Strom und benötigt eine deutlich geringere
Aufstellfläche. Dahingegen sind Auflagen, die es für beide Monitortypen gibt
und die beide in ein Touchscreen verwandeln, nicht guten Gewissens zu empfehlen.
Diese Typen stellen eine Erweiterung des Systems dar und erhöhen dadurch die
Gefahr von Abstürzen und Inkompatibilitäten. Zum Testen, ob man mit solch einer
Bedienung zurechtkäme, sind sie aber allemal verwendbar.
Zwei in einem
Besonders gut ausgestattete Kassen besitzen ab Werk sowohl Flachtastatur als
auch Touchscreen. Hier ist dem Anwender die Wahl überlassen. Entweder konfiguriert
er das Gerät so, dass man frei wählen kann, welchem Bedientyp man den Vorrang
gibt, oder man erweitert dadurch die zur schnellen Bedienung verfügbaren Kurzwahltasten.
Häufig genutzte Produkte finden dann etwa mit Bild Platz auf dem Touchscreen,
während andere über die Flachtastatur eingegeben werden.
Insgesamt sind viele Tasten an einer Tastatur oder auf dem Bedienfeld als Vorteil
zu sehen, da sich diese fest mit Artikeln belegen lassen können. So muss man
sich nicht sämtliche Artikelnummern merken, sondern drückt einfach die entsprechende
Taste. Die artikelgenaue Umsatzanalyse bleibt trotzdem erhalten.
Zweite Tastatur
Vorteilhaft ist es nebenbei, wenn man an eine Kasse eine zweite Tastatur anschließen
kann. So kann man dieses etwa jedesmal dann machen, wenn man viele Daten eingeben
möchte, die Kasse dafür aber ungünstig aufgestellt ist, oder standardmäßig über
eine Flachtastatur verfügt. Auch dauerhafter Einsatz zweier Tastaturen ist denkbar,
etwa wenn mehrere Mitarbeiter eine Kasse bedienen müssen und einige davon eine
stark schmutzresistente Version benötigen, während die übrigen mit der Standardtastatur
arbeiten können.
Wer eine externe Tastatur kauft, sollte auf ein integriertes Magnetkartenlesegerät
für Scheck- und Kreditkarten achten, falls an der Kasse solch eines nicht vorhanden
ist. So erspart man sich ein weiteres externes Gerät.
Barcodescanner
Ein ideales Gerät zur Artikeleingabe ist ein Barcodescanner. Er liest die Ziffernkombinationen
von Strichcodes ein, die die Kasse in die verständlichere Artikelbezeichnung
übersetzt. Die Eingabe über eine Tastatur ist vollkommen überflüssig. Man muss
sich keine Zahlenkombinationen zum Aufrufen der Artikel merken und braucht auch
die Tasten der Kasse nicht mühsam zu programmieren. Gleichzeitig ist die Eingabe
eines falschen Artikels ausgeschlossen, während die Artikeleingabe insgesamt
deutlich beschleunigt wird. Selbst ungelernte Aushilfen und ausländische Arbeitnehmer
kommen mit diesem System schnell ohne größere Einarbeitung zurecht.
Wie eine externe Tastatur
Barcodescanner werden meist über den seriellen Port oder am Tastaturanschluss
der Kassen angeschlossen. Da sie die eingelesen Daten in Tastatureingaben umwandeln
und entsprechend an die Kasse weiterleiten, kann diese nicht unterscheiden,
ob die Daten getippt oder per Scanner eingegeben worden sind. Das macht die
Lesegeräte schnell anschließ- und austauschbar, genau wie Tastaturen und ohne
dass eine Spezialsoftware installiert werden muss.
Auf die Schnittstelle achten
Manche Lesegeräte verfügen jedoch über USB-Schnittstellen, so dass man stets
nachsehen sollte, ob ein gewünschter Scanner sich auch an der eigenen Kasse
betreiben lassen kann. Besonders leistungsfähige Versionen können Daten gar
per kabellosem WLAN-Netzwerk übertragen. Das macht für eine normale Kasse jedoch
zumeist wenig Sinn, eignet sich aber sehr gut für den mobilen Einsatz im Geschäft
oder Lager.
Einige Scanner verfügen über eine so genannte Dual-Schnittstelle. Das bedeutet,
sie können an zwei verschiedenen Kassen oder Geräten Dienst tun, ohne dafür
konfiguriert werden zu müssen. So kann man den Scanner beispielsweise kurz von
einen Kasse abkoppeln und an einem mobilen Datenerfassungsgerät betreiben.
Damit die Scanner arbeiten können, müssen allerdings sämtliche Warencodes ins
System eingegeben und mit den entsprechenden Artikelbezeichnungen und den Preisen
verknüpft werden.
Unterschiedliche Scannertypen
Man unterscheidet drei verschiedene Scannertypen: Stiftscanner, CCD-Scanner
und Laserscanner. Die älteste und zugleich auch günstigste Version ist der Stiftscanner.
Er sieht aus wie ein Stift, hat an einem Ende einen Lesekopf und ist am anderen
Ende per Kabel mit einer Empfangseinheit, dem Dekoder, verbunden, der die eingelesen
Signale entschlüsselt und in Ziffernkombinationen umwandelt. Für diesen Dekoder
muss man ein wenig Stellfläche in Kassennähe zur Verfügung haben.
Stiftscanner
Ein Stiftscanner ist robust, kompakt und leicht. Besonders vorteilhaft: Dieser
Typ kann Strichcodes jeder Länge einlesen, da er mit der Hand über den gesamten
Code geführt wird. Hierfür ist jedoch zunächst etwas Übung notwendig, denn der
Scanner arbeitet nur im idealen Haltungswinkel und bei korrekter Zuggeschwindigkeit
einwandfrei. Weitere Vorraussetzung für störungsfreien Betrieb: Der Untergrund
muss hart und möglichst eben sein.
Dadurch ist der Stiftscanner etwas unkomfortabler in der Bedienung als die konkurrierenden
Versionen. Zudem bekommt er schnell Leseprobleme, wenn der Strichcode beschädigt
oder verschmutzt ist. Zur Beschädigung kann er auch selbst beitragen, da er
beim Ablesen festen Kontakt zur Oberfläche haben muss. Häufiges Ablesen kann
somit leicht zur Abnutzung des Codes führen.
CCD-Scanner
Etwas komfortabler sind CCD-Scanner. Diese Scanner lesen die Strichcodes kontaktlos
ein. Dazu beleuchten sie die Lesefläche mit LEDs (Light Emitting Diode - Leuchtdiode).
Eine integrierte CCD-Einheit (Charge-coupled Device), wie sie auch bei Flachbettscannern
und Digitalkameras zum Einsatz kommt, wertet die reflektierten Leuchtstrahlen
aus. Ein externer Dekoder ist nicht notwendig.
CCD-Scanner sind leicht und robust, ein Sturz macht ihnen wenig aus. Sie sind
einfach und ohne Eingewöhnung zu verwenden. Preislich liegen sie zwischen den
Stift- und den Laserscannern. Sie benötigen keinen direkten Kontakt zum Strichcode,
müssen aber recht dicht herangeführt werden. Der Abstand darf nur wenige Zentimeter
betragen. Das führt gleichzeitig dazu, dass die Strichcodes nicht beliebig breit
sein dürfen; in der Regel nicht breiter als der Lesekopf selbst.
CCD-Scanner mit Turbo
Es gibt jedoch auch CCD-Scanner, die quasi mit einem Turbo ausgestattet sind.
Man bezeichnet sie als lineare Imager, wegen ihrer veränderten linearen Bilderfassung.
Sie erzeugen dazu einen helleren und vor allem schärferen Lichtstrahl. Dadurch
ist größerer Abstand zur Scanfläche möglich. Das Maximum liegt bei etwa 35 Zentimeter.
Der kräftigere Lichtstrahl ermöglicht zudem den unkomplizierten Einsatz in besonders
hellen Umgebungen sowie im direkten Sonnenlicht.
Lineare Imager arbeiten etwa fünf- bis achtmal schneller als normale CCD-Einheiten,
was die Erkennung entsprechend beschleunigt. Daneben hat dieser Typ auch kaum
Probleme bei schlechten oder leicht beschädigten Vorlagen. Die Leitungsfähigkeit
ist in etwa mit der von Laserscannern vergleichbar, wobei CCD-Scanner robuster
sind und auch mal einen Sturz verkraften. Besonders potente Geräte arbeiten
sogar schneller als einige Laserscanner, man spricht im Fachjargon auch von
höherer Snappiness. Insgesamt bieten lineare Imager nahezu alle Vorteile von
Laserscannern zu einem günstigeren Preis.
Laserscanner
Der König unter den Lesegeräten ist der Laserscanner. Dieser Typ ist leistungsfähiger,
zugleich aber auch teurer als die beschriebenen Konkurrenten. Ihr Abstand zu
den Codes kann relativ groß sein, bei sehr potenten Geräten bis zu über einen
Meter. Sie haben keine Probleme mit sehr dichten oder auch sehr breiten Strichcodes
und können diese auch auf unebenen Flächen identifizieren. Laserscanner kann
man als Handgerät oder stationär verwenden.
In den Geräten erzeugen ein oder mehrere Laserstrahlen ein helles Licht, deren
Reflexion eine Leseeinheit auswertet. Diese Werte werden direkt im Handscanner
oder einem externen Gerät ausgewertet. In letzterem Fall wäre eine zusätzliche
Stellfläche in Kassennähe nötig. Das kontaktlose Ablesen belässt, genau wie
bei den CCD-Scannern, die Lesefläche unbeschädigt. Laserscanner können sogar
Glas überwinden, ohne dass die Erkennungsqualität abnimmt.
Auslesewinkel
Sehr hochwertige Leseeinheiten arbeiten omni-direktional. Das heißt, sie senden
etwa 15 bis 20 Laserstrahlen gleichzeitig aus, so dass sich Waren in unterschiedlichen
Winkeln ablesen lassen. Einfachere Versionen arbeiten uni-direktional. Sie lesen
nur in einem festen Winkel aus. Solche Einheiten kommen etwa in Supermarktkassen
am Ende des Laufbandes zum Einsatz.
Nachteile
Dieser Scannertyp hat aber auch Nachteile. Neben dem höheren Preis fällt hier
vor allem die höhere Empfindlichkeit ins Gewicht. Laserscanner enthalten bewegliche
Teile und Spiegel, die mit der Zeit kaputt gehen können und/oder sich abnutzen.
Dadurch mögen die Geräte auch Stürze überhaupt nicht. Selbst wenn das Gerät
dabei nicht kaputt gehen sollte, kann sich doch die Laserführung dejustieren.
Das macht das Lesegerät im Extremfall unbrauchbar und kann bei minder schweren
Folgen zumindest zu reduzierter Erkennungsqualität führen.
Hinzu kommt ein höherer Strombedarf. Wem das Kopfzerbrechen bereitet, der sollte
auf Scanner mit Autosensing-Funktion achten. Sie sorgt dafür, dass sich die
Geräte selbständig anschalten, sobald etwas vor die Lesefläche gehalten wird
und nach kurzer Wartezeit wieder in einen stromsparenden Dämmerzustand zurückkehren.
Allgemein
Bei der Auswahl eines Kassensystems sollte man sich immer an den eigenen Bedürfnissen
orientieren. Da aber meist kaum eine Kasse von Haus aus exakt auf den jeweiligen
Betrieb abgestimmt ist, sollte man darauf achten, dass diese mit einem programmierbaren
Standardbetriebsystem arbeitet, das sich anpassen und später auch noch erweitern
lässt. Ein Standardbetriebsystem hat gegenüber einem Exotensystem vor allem
den Vorteil, dass Hilfe meist nicht weit ist. Sollte es einmal Probleme geben,
die man selbst nicht in den Griff bekommt, findet sich meist ein Fachhändler
in der Nähe, der unter die Arme greifen kann.
Austauschbare Kassenschubladen
Sollen mehrere Angestellte sich eine Kasse teilen, ist es nicht nur wichtig,
dass diese sich unter eigener Kennung an- und abmelden können. Sie brauchen
auch jeweils eigenen Bargeldbestand, damit man eventuelle Unregelmäßigkeiten
direkt zuordnen kann. Somit ist es wichtig, dass die Kassenschublade mit austauschbaren
und abschließbaren Einsätzen arbeitet, die jeweils genügend Fächer für Scheine,
Münzen und weitere Papiere bieten.
Stromproblemen vorbeugen
Nicht unterschätzen sollte man die Gefahr von Datenverlusten. Diese drohen besonders
bei Stromausfall oder Stromschwankungen. "Schlechten Strom" erzeugt man häufig
sogar selbst. Nämlich immer dann, wenn viele elektrische Geräte an einem Netz
hängen, was etwa bei Supermärkten oder Kaufhäusern stets der Fall ist. Daher
ist es sehr wichtig, das Stromnetz sauber zu halten, indem man einen oder mehrere
Netzfilter installiert.
Sinnvoll kann auch der Einsatz einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV)
sein. Diese filtert nicht nur den Netzstrom, sie kann auch Spannungsschwankungen
ausgleichen und für kurze Zeit Notstrom bei Stromausfall zur Verfügung stellen.
Den bezieht sie aus integrierten Batterien, die sich im Normalbetrieb aufladen.
Regelmäßige Datensicherung
Um bei Hardwareproblemen auf jeden Fall auf der sicheren Seite zu sein und die
Ausfallzeiten zu verkürzen, ist es ratsam regelmäßig Backups, also Datensicherungen
durchzuführen. Kommt es zum Crash, kann man schnell wieder den alten Zustand
herstellen. Die dadurch gesparten Einnahmeverluste machen die Mehrkosten schnell
wett.
Zu den Netzfiltern
Zur Kaufberatung
unterbrechungsfreier Stromversorgungen
Zur Kaufberatung
von Backup-Laufwerken
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